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Présentations personnalisées sous Word
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Présentations personnalisées sous Word
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Vous permet de créer des documents qui n'existent pas dans SAVSOFT et que vous souhaitez associer à un statut spécifique à votre activité.
Ces documents pourront s'éditer sous Word, être envoyés par Mail ou être positionnés sur une plage de planning.
Elles servent aussi à paramétrer les étiquettes des photos, les informations des photos, les listes avec résumé, les étiquettes de la cartographie (si vous avez opté pour le module), les informations de la cartographie (si vous avez opté pour le module) et les entêtes de certains documents financiers (facturation contrat, rapport d'intervention, ...).
Attention : en cas de blocage de l'édition sous Word, il faut créer ou modifier les clés de registre suivantes :
Edition du document sous Word
Prenons l'exemple d'un document de mise en conformité d'un appareil :
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici Word,
sa désignation,
le titre de l’édition,
le fichier de base concerné. Cliquez sur 
pour le sélectionner,
éventuellement la langue d'édition,
le chemin du document type. C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\SAVWORD\CONFORMITE.DOC se mettra par défaut,
cliquez sur Visualiser et imprimer sous Word, édition automatique ou sauvegarde dans les pièces jointes,
choisissez l'imprimante sur laquelle devra s'éditer votre document.
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Saisie manuelle :
vous avez la possibilité de faire saisir des champs qui seront présents sur votre document mais non enregistrés et non sauvagardés dans SAVSOFT.
Cliquez sur Ajouter pour :
Saisir le libellé et le type de champ que vous souhaitez insérer dans votre document.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Après avoir cliqué sur Ajouter :
Donnez un code au premier champ. Vous le retrouverez lors du publipostage dans Word.
Choisissez le type de champ de fusion :
un champ de la base de données,
un champ de la saisie manuelle précédemment demandée,
la date système,
l'heure système,
l'emplacement de ce champ de fusion :
dans l'entête,
dans le corps du document,
Si le champ de fusion concerne un champ de la base de données, choisissez ce champ après avoir cliqué sur .
Cliquez ensuite sur 
.
Un document vide se crée sous Word.
Vous devez formatter votre document comme souhaité avec une entête, un titre, du commentaire, un en-pied :
Puis vous devez insérer les champs de fusion.
Pour ce faire, cliquez sur Outils - Lettres et publipostage - Fusion et publipostage :
Laissez coché Utilisation d'une liste existante,
Cliquez sur Suivante jusqu'à l'étape 6 :
Puis, cliquez sur Insérer les champs de fusion :
Choisissez le champ de fusion souhaité en cliquez sur Insérer puis sur Fermer pour valider l'emplacement de ce champ :
Procédez de même pour tous les autres champs.
Enregistrez votre document dans le répertoire SAVWORD.
Associez votre document à un statut.
Lors de l'utilisation de ce statut dans le module en question, vous aurez le document à votre disposition.
Si vous avez demandé à saisir des champs spécifiques, vous serez amené à le faire :
Et vous obtiendrez le résultat suivant :
Cas spécifique d'un document personnalisé avec en tête, bas de page et corps
Dans l'onglet Description :
Saisissez :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici Word,
sa désignation,
le titre de l’édition,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Ici, DEVIS = l'en tête des devis,
le fichier de référence : site ou atelier,
le fichier du corps : ici, DEVISPOS = les postes des devis,
éventuellement la langue d'édition,
le chemin du document type. C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\SAVWORD\DEV1.DOC se mettra par défaut.
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Après avoir cliqué sur Ajouter sur la zone En tête et Bas de page, les champs du fichier principal :
Et, après avoir cliqué sur Ajouter sur la zone Corps, les champs du fichier secondaire :
Cliquez ensuite sur .
Un document vide se crée sous Word.
Vous devez formatter votre document comme souhaité avec une entête, un titre, du commentaire, un en-pied, comme précédemment sauf pour le corps où vous devez avoir :
«Enregistrement suivant»
«D6CDEVPOS» «D6CODEPOS» «D6QTEPOS» «D6MONTBRUT»«Enregistrement suivant»
pour délimiter le pavé.
Pour ce faire, cliquez sur
Envoi du document par email sous HTML
Prenons l'exemple ci dessus :
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Email,
sa désignation,
le titre de l’édition,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner,
éventuellement la langue d'édition,
le chemin du document type. C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\SAVWORD\HTML2.HTML se mettra par défaut.
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Saisie manuelle :
vous avez la possibilité de faire saisir des champs qui seront présents sur votre document mais non enregistrés et non sauvagardés dans SAVSOFT.
Cliquez sur Ajouter pour :
Saisir le libellé et le type de champ que vous souhaitez insérer dans votre document.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Après avoir cliqué sur Ajouter :
Inutile de donnez un code au premier champ. Il se crée automatiquement et vous le retrouverez lors de la création du document en HTML.
Choisissez le type de champ de fusion :
un champ de la base de données,
un champ de la saisie manuelle précédemment demandée,
la date système,
l'heure système,
l'emplacement de ce champ de fusion :
dans l'entête,
dans le corps du document,
Si le champ de fusion concerne un champ de la base de données, choisissez ce champ après avoir cliqué sur .
Créez votre document sous Word.
Vous devez formatter votre document comme souhaité avec une entête, un titre, du commentaire, un en-pied :
Enregistrez votre document en format HTML.
Le document s'ouvre au format HTML :
Puis vous devez insérer les champs de fusion.
Pour ce faire, retournez sur SAVSOFT.
Cliquez sur 
:
Allez sur votre document HTML et Collez (Ctrl + V) à l'endroit souhaité.
Renouvelez l'opération autant de fois qu'il y a de champs.
Enregistrez votre document dans le répertoire SAVWORD.
Associez votre document à un statut.
Lors de l'utilisation de ce statut dans le module en question, vous aurez le document à votre disposition.
Si vous avez demandé à saisir des champs spécifiques, vous serez amené à le faire :
Choisissez ensuite les adresses mails d'envoi du document.
Et vous obtiendrez le résultat suivant :
Cliquez sur 
pour envoyer votre document par mail.
Veillez à bien voir renseigné votre configuration d'envoi de mail.
CF MENU ADMINISTRATEUR - TABLEAU DE BORD - ONGLET EMAIL
Création d'une plage de planning paramétrable
Vous permet d'afficher des données spécifiques dans les plages de planning.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Plage,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichiers des interventions site ou atelier uniquement
c'est-à-dire APPELNS, APPEL, LABO ou LABONS,
dans quel module devra être utilisé cette définition de plage,
le type de présentation Etiquettes,
le chemin du document type. C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\SAVWORD\PLAGE.PLA se mettra par défaut. Ne pas le modifier.
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment.
Ne choisissez que des champs de la base de données.
Lors de la planification d'une intervention, vous verrez apparaître les champs choisis.
Note : en cliquant sur 
, SAVSOFT mettra à jour le libellé des plages de planning déjà créées dans le module correspondant.
Création d'une étiquette de photo
Vous permet d'afficher des listes avec les étiquettes des photos.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Etiquette photo,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichier article par exemple c'est-à-dire ARTICLE,
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment puis, pour chaque ligne ainsi créée, se positionner sur la ligne, cliquer sur Copier puis dans la fenêtre blanche, en bas à droite, cliquer sur Coller.
Vous paramétrez ainsi l'étiquette de votre photo.
Pour voir ce que donnera l'étiquette, cliquer sur Simulation.
Pour voir la liste, cliquer sur Voir liste.
Création d'une information de photo
Vous permet d'afficher des informations de vos photos sur les listes.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Information photo,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichier article par exemple c'est-à-dire ARTICLE,
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment puis, pour chaque ligne ainsi créée, se positionner sur la ligne, cliquer sur Copier puis dans la fenêtre blanche, en bas à droite, cliquer sur Coller.
Vous paramétrez ainsi l'information de votre photo.
Pour voir ce que donnera l'étiquette, cliquer sur Simulation.
Pour voir la liste, cliquer sur Voir liste.
Création d'une liste avec résumé
Vous permet d'afficher des listes avec résumé.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Liste avec résumé,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichier article par exemple c'est-à-dire ARTICLE,
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment puis, pour chaque ligne ainsi créée, se positionner sur la ligne, cliquer sur Copier puis dans la fenêtre blanche, en bas à droite, cliquer sur Coller.
Vous paramétrez ainsi les listes avec résumé.
Pour voir ce que donnera l'étiquette, cliquer sur Simulation.
Pour voir la liste, cliquer sur Voir liste.
Création d'une étiquette de cartographie
Vous permet d'afficher des étiquettes sur la cartographie.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Etiquette de la cartographie,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichier article par exemple c'est-à-dire AGENCE,
le chemin du document type DV:\Identité_20\Affichage\ETIQAGENCE.CARTO se mettra par défaut. Ne pas le modifier.
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment puis, pour chaque ligne ainsi créée, se positionner sur la ligne, cliquer sur Copier puis dans la fenêtre blanche, en bas à droite, cliquer sur Coller.
Vous paramétrez ainsi l'étiquette de votre cartographie.
Pour voir ce que donnera l'étiquette, cliquer sur Simulation.
Pour voir la liste, cliquer sur Voir liste.
Création d'une information de cartographie
Vous permet d'afficher des informations sur la cartographie.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Information de la cartographie,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichier article par exemple c'est-à-dire AGENCE,
le chemin du document type DV:\Identité_20\Affichage\INFOAGENCE.CARTO se mettra par défaut. Ne pas le modifier.
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment puis, pour chaque ligne ainsi créée, se positionner sur la ligne, cliquer sur Copier puis dans la fenêtre blanche, en bas à droite, cliquer sur Coller.
Vous paramétrez ainsi l'information de votre agence sur la cartographie.
Pour voir ce que donnera l'étiquette, cliquer sur Simulation.
Pour voir la liste, cliquer sur Voir liste.
Création d'un chapeau de document financier
Vous permet paramétrer les premières lignes de votre document financier.
Cliquez sur Ajouter puis saisissez :
Dans l'onglet Description :
le code de l'édition,
le type d'édition : ici, Chapeau,
sa désignation,
le fichier de base concerné. Cliquez sur pour le sélectionner. Choisissez le fichier article par exemple c'est-à-dire FACTC,
Cliquez sur Appliquer.
Dans l'onglet Champs de publipostage :
Procédez comme précédemment puis, pour chaque ligne ainsi créée, se positionner sur la ligne, cliquer sur Copier puis dans la fenêtre blanche, en bas à droite, cliquer sur Coller.
Vous paramétrez ainsi le chapeau de votre facture contrat.