|
Les contrats de maintenance
|   |
|
Les contrats de maintenance
| |
Après avoir cliqué sur Traitements - Contrats.
La fenêtre se compose de deux parties :
le tree-view à gauche ou arborescence des différents tris proposés, paramétrable utilisateur par utilisateur,
la liste des contrats de maintenance.
Vous trouverez également une barre de navigation vous permettant d'effectuer des opérations sur les contrats.
Après avoir cliqué sur 
de la liste, à droite, vous obtenez la liste de tous les contrats en cours.
La liste suivante apparaît, également paramétrable en fonction de l'utilisateur.
Edition de la liste des contrats - bouton 
Création d'un contrat ou d'une proposition de contrat - bouton 
.
Une fenêtre s'ouvre :
Cochez Proposition ou Contrat.
La suite est la même sauf que si vous cochez Proposition, il vous faudra passer par "Rendre la proposition active" pour que cette proposition passe sous contrat. Vous pourrez également éditer votre proposition de contrat selon votre modèle.
Puis vous arrivez sur :
Vous devez choisir :
le client,
le modèle de contrat :
Forfait, temps, visite, coupon, appel ou compte.
Contrat FORFAIT :
Saisissez :
la date de début de contrat,
la date de fin de contrat,
la date d'établissement sera celle de début mais vous pouvez la changer.
Choisissez le type de contrat :
Ce type de contrat sera rattaché à une édition de proposition de contrat.
Cliquez sur 
.
SAVSOFT vous demande de confirmer le client :
Vous passez ensuite sur le choix du matériel ou des logiciels à inclure à ce contrat de maintenance.
Il suffit de cocher ceux retenus :
Puis, après validation, vous passez sur le choix de facturation où vous allez choisir :
la périodicité de facturation,
Ces codes ne sont pas modifiables.
le commercial à affecter à ce contrat,
Il s'agit des intervenants saisis dans les fichiers de base avec la qualification "Commercial".
la nature facturable des éléments suivants : la main d'oeuvre, le déplacement, les pièces détachées et le consommable.
Cochez tout ou partie de ces éléments pour les facturer.
Cochez si le contrat est à Tacite reconduction. Si oui, les dates de début et de fin de contrat seront reconduites automatiquement lors de la dernière période de facturation.
Saisissez la date de prochaine révision,
Celle de prochaine facturation. Cette date doit commencer en DEBUT de période pleine. SAVSOFT ne facture pas la première période non complète. Vous devez effectuer cette première facturation incomplète manuellement.
Par exemple :
Pour un contrat trimestriel commençant le 14 février pour ce terminer le 31 décembre.
Vous devez mettre comme dates de début le 1er avril pour facturer automatiquement le trimestre du 1er avril au 30 juin et facturer le prorata du 14 février au 31 mars manuellement.
Ce que vous souhaitez voir apparaître sur l'édition de la facture,
le détail des sites,
le détail des sites avec le tarif site par site,
... .
La formule de révision si vous en souhaitez une,
saisie préalablement dans les fichiers de base des contrats avec la base de révision.
Une remise ou une surcharge, en montant ou en pourcentage,
Le code de TVA,
Le compte comptable en cas d'interface comptable,
Le prix du contrat,
pour chiffrer le contrat, vous pouvez :
saisir le prix du contrat dans la case prévue à cet effet :
cliquer sur 
.
Vous arrivez sur une nouvelle fenêtre :
où vous voyez, ligne à ligne, le montant de maintenance saisi dans la fiche de chaque article.
SAVSOFT vous indique le montant théorique = la somme des prix de maintenance de chaque article.
Vous pouvez le confirmer ou saisir un nouveau prix dans la colonne "Montant souhaité" :
vous chiffrez ainsi le montant de votre contrat.
l'adresse de facturation :
reprenez une adresse de la fiche client après avoir cliqué sur 
.
N'oubliez pas de valider.
Une fois le contrat créé, l'article sera sous contrat d'une date à une autre et vous le verrez dans la fiche de l'article au sein du site, lors de la saisie d'une demande d'intervention sur site ou en atelier :
Les articles sous contrats seront également sélectionnables :
Attention : les contrats suivants devront être facturés manuellement.
Contrat TEMPS :
Suivez le même cheminement que précédemment jusqu'à la notion de facturation où là, SAVSOFT va vous demander de saisir :
le nombre d'unités vendues,
le nombre minimum d'unités à déduire lors de chaque rapport d'intervention,
le nombre d'unités restantes,
la base d'unité,
et de cocher le caractère facturable ou non de la main d'oeuvre, du déplacement, des pièces détachées et des consommables.
Lors du rapport d'intervention, vous devrez saisir :
le nombre d'unités utilisées.
Le contrat sera mis à jour :
Contrat VISITE :
Suivez le même cheminement que précédemment jusqu'à la notion de facturation où là, SAVSOFT va vous demander de saisir :
le nombre d'unités vendues,
le nombre minimum d'unités à déduire lors de chaque rapport d'intervention,
le nombre d'unités restantes,
la base d'unité,
et de cocher le caractère facturable ou non de la main d'oeuvre, du déplacement, des pièces détachées et des consommables.
Lors du rapport d'intervention, vous devrez saisir :
le nombre d'unités utilisées.
Le contrat sera mis à jour :
Contrat COUPON :
Suivez le même cheminement que précédemment jusqu'à la notion de facturation où là, SAVSOFT va vous demander de saisir :
le nombre d'unités vendues,
le nombre minimum d'unités à déduire lors de chaque rapport d'intervention,
le nombre d'unités restantes,
la base d'unité,
et de cocher le caractère facturable ou non de la main d'oeuvre, du déplacement, des pièces détachées et des consommables.
Lors du rapport d'intervention, vous devrez saisir :
le nombre d'unités utilisées.
Le contrat sera mis à jour :
Contrat APPEL :
Suivez le même cheminement que précédemment jusqu'à la notion de facturation où là, SAVSOFT va vous demander de saisir :
le nombre d'unités vendues,
le nombre minimum d'unités à déduire lors de chaque rapport d'intervention,
le nombre d'unités restantes,
la base d'unité,
et de cocher le caractère facturable ou non de la main d'oeuvre, du déplacement, des pièces détachées et des consommables.
Lors du rapport d'intervention, vous devrez saisir :
le nombre d'unités utilisées.
Le contrat sera mis à jour :
Contrat COMPTE :
Suivez le même cheminement que précédemment jusqu'à la notion de facturation où là, SAVSOFT va vous demander de saisir :
le montant versé,
le montant restant,
le seuil d'alerte : c'est arrivé à ce montant restant qu'une alerte va se déclencher automatiquement sous la forme d'un courrier,
le seuil bloquant : c'est arrivé à ce montant restant que SAVSOFT va bloquer la prise d'appel,
le commercial,
le caractère reconductible ou pas de ce contrat,
et de cocher le caractère facturable ou non de la main d'oeuvre, du déplacement, des pièces détachées et des consommables,
et à débiter sur les rapports d'intervention site et/ou atelier.
Vous saisirez le rapport d'intervention et votre contrat sera mis à jour :
